Conosci la matrice di Eisenhower? Quella con quattro quadranti: urgente e importante, importante ma non urgente, urgente ma non importante, ne urgente ne importante. L'idea e' che dovresti passare il tempo nel quadrante «importante ma non urgente». Nella realta', passi tutto il tempo in «urgente e importante» perche' hai rimandato le cose del quadrante «importante ma non urgente» finche' non sono diventate «urgenti e importanti» anche loro.
E un loop perfetto. Il cliente che seguivi solo quando urlava. Il preventivo che mandavi solo quando il cliente chiamava per la terza volta. La scadenza fiscale che diventava un incubo perche' «tanto c'e' tempo». La matrice non e' uno strumento di produttivita: e' una radiografia della tua procrastinazione.
L'imprenditore vecchio stampo, quello che abbiamo raccontato in questo articolo, vive tutto nella colonna «urgente». Perche' la sua agenda cartacea non gli permette di pianificare: gli permette solo di reagire. Quando arriva il sollecito, allora si muove. Non prima.
E il collaboratore, quello che lavora nel mezzo come descritto in questa lettera, passa il tempo a spegnere incendi che il capo ha creato procrastinando. Urgente per tutti, importante per nessuno.
Il trucco per uscire dal loop? Una volta a settimana, chiediti: cosa sto rimandando che tra un mese sara' urgente? Quella cosa li', che oggi sembra «posso farla dopo», e' esattamente quella che tra 30 giorni ti fara' saltare la scrivania. Fallo oggi. O almeno, metti una data sul calendario. Non sulla matrice.