Cara data di scadenza,

ci conosciamo bene. Tu sei la riga in calce che non ho mai compilato, il campo "validita" lasciato vuoto su Word, il numero di giorni che ho promesso al cliente senza mai scrivere quando sarebbero finiti. Tu sei la scusa perfetta per dire "ci penso" e posticipare a quando il preventivo si ripresenta nel prossimo trimestre.

La legge dice quasi niente sulla scadenza

Il Codice Civile, all'articolo 1571 e seguenti, tratta la proposta e la sua irrevocabilita'. Di scadenza del preventivo, in senso stretto, il Codice non dice quasi nulla. E' la prassi commerciale a dettare il tempo: chi scrive "valido 30 giorni" si protegge, chi non scrive nulla non si protegge affatto. In mezzo ci sono i 60, i 90, i 180 giorni scelti a caso, spesso copiati dal preventivo di un collega che nel 2019 aveva avuto un bel colpo di fortuna.

Questa indefinitezza e bellissima per chi vende senza fretta e brutta per chi ha un portfolio pieno di preventivi fantasma che non sono mai diventati ordini. E se il cliente ha detto "ci penso", la scadenza non serve a nulla: lui ha gia rimandato, e tu hai gia rimandato. Tra sei mesi, quando tornerete a parlarne, vi ritroverete con un "ne parliamo a settembre".

La scadenza tacita: quando il cliente si sveglia

La realta' e che la maggior parte dei preventivi non closing non muore per scadenza legale. Muore per distrazione. Il cliente riceve il preventivo, lo salva in una cartella che si chiama "Da fare", e ogni lunedi si ripromette di riaprirla. Il venditore, dall'altra parte, ha gia 12 preventivi aperti e manda un follow-up ogni 23 giorni circa, mai troppo spesso da sembrare disperato, mai abbastanza spesso da essere utile. E cosi via.

C'e pero una scadenza che il venditore non controlla: quella del suo stesso entusiasmo. Quando il preventivo ha 45 giorni, il venditore si entusiasma ancora. A 90 giorni comincia a mandare messaggi piu distaccati. A 120 giorni il preventivo e un numero in un CRM che nessuno vuole aggiornare. E cosi il venditore rinuncia a seguirlo - non perche sia scaduto, ma perche e piu facile rimandare e trovare una scusa tipo "adesso il cliente e assorto nelle preparazioni" o "settembre sara diverso".

Tre regole per dare una scadenza che funziona

  1. La data e' il tuo migliore alleato, non il tuo nemico. Un preventivo con data tiene sveglio il cliente e tiene sveglio te. Senza data, il preventivo diventa un'appendice del "ne parliamo a settembre". Mettila subito, anche se sei tra clienti che rimandano. La scadenza non deve essere di 30 giorni - puo essere di 5 giorni. Il punto e che ce n'e una. Che il cliente la veda.
  2. Una sola scadenza, mai piu. Se il cliente rimanda, aggiorna il preventivo con una nuova data e un nuovo numero di protocollo. Non "prolungare" l'antico - creare una versione aggiornata. La revisione e l'atto di responsabilita' che dimostra che stai ancora lavorando sul preventivo. E poi, se il cliente non risponde a una data precisa, non e colpa tua: e colpa del tempo che passa. E puoi chiudere senza sensi di colpa.
  3. La scadenza serve a te, non solo al cliente. Ti impone di fare follow-up entro quella data. Ti impone di chiedere un appuntamento per discutere, non per recordare. Senza scadenza, il follow-up diventa un promemoriaozioso. Con scadenza, diventa un'azione mirata. E se il cliente non risponde alla scadenza, puoi eliminare il preventivo dal CRM con la scusa che "non intendeva piu procedere". Senza senso di colpa.

Cosa fare quando il preventivo e senza scadenza e il cliente non risponde

Se hai un preventivo vecchio senza scadenza e il cliente non ha mai risposto: cancellalo. Non mandare un altro "ricordino". Non mandare un "aggiornamento". Cancellalo. Crea un nuovo preventivo tra sei mesi se vuoi, ma non vivere nel limbo dei "mio preventivo era valido ma il cliente non ha risposto". Non esistono preventivi ghost. Esistono solo venditori che non hanno chiuso.

Il preventivo senza scadenza e il perfetto compagno di vita per chi dice "ne parliamo a settembre". Ti da l'illusione che tu ci stia provando, mentre in realta stai solo aspettando che il cliente si decida. La scadenza, invece, e un promemoria brutale: o chiudi o molli. E a volte mollare e la scelta piu intelligente.