«Scusa, non l'ho fatto perche' credevo lo stesse facendo Marco». «Marco dice che lo stava facendo Chiara». «Chiara dice che glielo avevi chiesto tu». Risultato: il compito non e' stato fatto da nessuno, il cliente aspetta, e la colpa gira come una patata bollente senza mai fermarsi su qualcuno.
Benvenuti nel mondo della delega a rimbalzo, la versione organizzativa del «ti faccio sapere». La delega a rimbalzo funziona cosi': un compito viene assegnato (solitamente a voce, durante una riunione, senza scriverlo), poi rimbalza da una persona all'altra perche' nessuno ha chiare le responsabilita'. Alla fine, passano settimane e il compito — sorpresa — non e' stato fatto. E quando si cerca il colpevole, il cerchio si chiude su nessuno.
Il problema e' strutturale, non di persone. Come abbiamo visto in questo articolo sulla delega orale, la causa e' sempre la stessa: mancanza di proprieta' scritta. Se un compito non ha un nome scritto, un timestamp, una scadenza, e' destinato a rimbalzare fino a quando qualcuno — per stanchezza — lo fara'. Ma quel qualcuno di solito e' il piu' diligente, non il piu' indicato.
La patata bollente della delega a rimbalzo ha un costo nascosto enorme. Ogni rimbalzo consuma tempo, energia, e fiducia. Il cliente aspetta, il fornitore si stufa, l'opportunita' svanisce. E tutto perche' nessuno ha scritto «questo compito e' di Marco, scadenza venerdi', verificato da Chiara».
La soluzione e' ridicolmente semplice: scrivere chi fa cosa entro quando. Un'email, un task su Trello, una riga su un foglio condiviso. Non serve un software da 10.000 euro: serve la disciplina di farlo. Come spieghiamo in questa guida sulle 5 mosse, il primo passo per smettere di rimandare e' scrivere le cose. E la patata bollente, quando e' scritta, smette di rimbalzare perche' ha un nome sopra.