La call che poteva essere una mail (parte II: il ritorno)

Hai presente quella sensazione? La convocazione arriva su Outlook (o su Teams, o su Google Calendar, o su quel coso che usate voi hipster di Notion). Titolo: "Allineamento progetto X". Durata: un'ora. Partecipanti: quindici. Ordine del giorno: vuoto. E tu già lo sai. Lo sai nel profondo. Quella call poteva essere una mail.

Benvenuto alla Parte II. Perché la Parte I non è bastata. Il problema è peggiorato. Le riunioni si sono moltiplicate come le rate del mutuo e nessuno ha il coraggio di dire "ma perché stiamo qui?". Allora eccoti lì, a fissare lo schermo, mentre qualcuno parla di un aggiornamento che avrebbe potuto scrivere in tre righe su Slack mentre faceva la pipì.

Facciamo chiarezza. Una call serve solo quando devi prendere una decisione in tempo reale con altre persone. Punto. Se devi "condividere un'informativa", scrivila. Se devi "fare il punto", scrivilo. Se devi "allinearti", ma in realtà non hai nessuna decisione da prendere e nessun conflitto da risolvere, stai perdendo la vita. E la vita è fatta di cose più belle, tipo guardare il soffitto e chiedersi dove hai sbagliato.

Come riconoscere una call fake? Tre indicatori. Primo: l'ordine del giorno è una frase singola tipo "stato dell'arte". Secondo: non c'è un documento preparatorio. Terzo: il numero di partecipanti è superiore a quattro. Se hai due su tre, scappa. Se hai tre su tre, sei già morto, manca solo l'agonia.

Ora, il punto delicato. Come si fa a dire "questa poteva essere una mail" senza sembrare quello che non vuole lavorare? Semplice: non lo dici. Lo scrivi. Prima della call. Mandi una mail (ironia della sorte) in cui anticipi: "Visto l'ordine del giorno, possiamo risolvere in cinque minuti per iscritto? Magari aggiorniamo il doc e ci confrontiamo asincrono." Traduzione: "Non farmi perdere un'ora per una cazzata." Funziona se sei educato e sei una persona che produce. Se sei quello che non fa mai niente, è più dura.

Seconda strategia: la call la accetti, ma poni condizioni. Rispondi con "Posso fare i primi venti minuti poi ho un'altra cosa, possiamo concentrare i punti decisionali all'inizio?" Così chi organizza è costretto a mettere ordine. Altrimenti si becca venti minuti di confusione e poi dici "devo scappare, mandami un recap". E il recap, guarda caso, non arriva mai.

Terza strategia, la più potente: non accettare la call. Sì, hai capito bene. Blocca quel pulsante "proposta nuova riunione" e rispondi con un vocale di trenta secondi. Il vocale è il nuovo middle-ground: più veloce di una call, più umano di una mail, e si può ascoltare in coda al supermercato. Se tutti iniziassero a mandare vocali invece di convocare riunioni, il PIL mondiale crescerebbe del 12%. Dati non verificati ma verosimili.

Un'ultima nota: esistono call sacre, quelle dove si decide il budget, dove si assume la gente, dove si licenzia la gente. Quelle non si toccano. Ma la call del mercoledì per "vedere come procede il report delle spese del mese precedente" è un crimine contro l'umanità. E tu, se la accetti senza protestare, sei complice.

Ricorda: ogni ora passata in una call inutile è un'ora in cui non hai risposto a quel cliente, non hai scritto quella proposta, non hai fatto il lavoro per cui ti pagano. Il tuo capo (o il tuo cliente, se sei freelance) ti giudica su quello che produci, non su quante ore passi in riunione a dire "sì, perfetto, procediamo". Anzi, "procediamo" è un'altra parola che dovrebbe essere vietata per legge.

La prossima volta che arriva quella convocazione, fermati. Chiediti: "Serve davvero?" Se la risposta è "boh", allora è no. Rifiuta, proponi alternativa, o al massimo partecipa ma con l'atteggiamento di chi è lì per chiudere, non per allungare. E se proprio devi partecipare, almeno fallo con la telecamera spenta e un buon libro in grembo. Tanto lo sai anche tu che la call poteva essere una mail.

Della Redazione